IL SOFTWARE
Il software per la gestione Centri Termali / Beauty
Farm e Centri benessere è stato realizzato con le ultime
tecnologie Microsoft ed è funzionante su piattaforma
Window 95/98/2000/Xp, è interfacciato con Microsoft
Office, OpenOffice e altre suite di programmi di produttività,
rendendo facili ed intuitive funzionalità altrimenti
complesse, aumentando la produttività individuale e
la cultura Aziendale.
Costituito da
moduli integrati fra
loro quali:
- Modulo Front Office (Accettazione/Cassa).
- Modulo Back Office (Rendiconto di cassa, Statistiche
del giorno).
- Modulo Cartella Clinica (Generica, Specialistiche).
- Modulo Prenotazioni (Termali, Fisio, Estetiche).
- Modulo Fatturazione Enti/Asl/Agenzie/Gruppi.
- Modulo Statistiche generali (Coter, afflussi, varie).
- Modulo Generatore statistico.
- Modulo Controllo Accessi ai reparti e alle Visite
mediche.
- Modulo Memorizzazione ottica delle Ricette.
- Modulo Gestione documenti.
- Modulo Contabile.
Tutte le funzioni sono accessibili agli operatori solo
ed esclusivamente tramite password, ed ogni transazione
o modifica ai dati viene memorizzata sul server e consultabile
dalla postazione della Direzione per il monitoraggio
degli eventi ed anomalie avvenuti nei vari settori (accettazione,
cassa, prenotazione, ecc.) permettendo un controllo
totale del lavoro svolto dagli operatori/medici.
Tutte le funzionalità, anche le più complesse, sono
rese semplici ed intuitive nell’utilizzo e sono assistite
dal sistema che informa l’operatore su eventuali incongruenze
ed errori. Il gestionale interagisce continuamente con
il sistema hardware di controllo accessi ai reparti
di cura per l’abilitazione agli ingressi cure da erogare.
Allo scopo sono stati individuate varie tipologie di
accesso le quali prevedono diversi tipi di dispositivi
di controllo in relazione alla particolare funzione
che svolgono, si prevedono quindi collegamenti del software
con tornelli, emettitori ticket, erogatori cure inalatorie
e idropiniche, ed altri vari dispositivi.
ACCETTAZIONE/CASSA – FRONT OFFICE
Svolge tutte le funzioni di accettazione/cassa del Cliente
(privato o di qualsiasi ente mutualistico o gruppo)
con caricamento dei dati personali e del riconoscimento
se già presente in anagrafica. Possono essere utilizzati
dispositivi di riconoscimento veloce come badge magnetici,
chip card, trasponder che consentono un facile ed immediato
accesso ai servizi dello Stabilimento/Centro. Si incarica
di proporre ed effettuare le operazioni di cassa dalla
prescrizione medica effettuata negli ambulatori di visita,
con l’emissione automatica della fattura. In definitiva
il modulo comprende tutte le attività svolte dagli operatori
al front office.
SERALE – BACK OFFICE
Con procedura serale si intendono tutte le operazioni
di rendicontazione, correzioni, statistiche dell’andamento
della giornata e di controllo delle eventuali anomalie
ed errori verificatesi. In genere si stampano gli impegni
dei reparti di cura/trattamento e si preparano le attività
del giorno dopo. In questa fase possono essere elaborate
statistiche di qualsiasi natura sia della giornata che
di un periodo con relativi confronti con gli anni precedenti
per un attento studio dell’andamento.
CARTELLA CLINICA
Quando il Paziente si presenta
al medico, viene redatta la cartella clinica, con la
visualizzazione e consultazione dei suoi dati clinici
storici, facilitandone il riscontro clinico e l’approccio
alla visita medica.
Sono previsti diversi ‘percorsi’ di inserimento dati
in relazione alla tipologia del Paziente (mutuato, di
un particolare ente, privato, estetico, ecc.) e all’afflusso
di presenze della giornata.Nell’ambito del modulo sono
state inserite sezioni specialistiche tali da poter
effettuare esami obiettivi accurati, sempre a discrezione
del medico.
Diverse utility permettono al medico di velocizzare
l’inserimento dei dati e garantiscono la Direzione Sanitaria
della correttezza e coerenza delle operazioni svolte
dai suoi medici. La prescrizione viene automaticamente
proposta in cassa (modulo Accettazione/Cassa) e l’operatore
predispone le operazioni di vendita vincolato alla prescrizione
del medico.
PRENOTAZIONI CURE /TRATTAMENTI
Il modulo Prenotazione è stato realizzato con una particolare
tecnologia che permette la completa gestione della prenotazione
di trattamenti estetici, termali, fisioterapici con
un unico programma semplificandone notevolmente l’operatività
ed il controllo ed ottimizzandone realmente le risorse.
Dallo stesso programma è possibile prenotare anche le
visite mediche specialistiche. Tutte le risorse del
Centro (operatori, camerini, macchine) sono ottimizzate
e il sistema si prende cura di prenotarle rispettando
le regole aziendali che il Centro ha stabilito e che
può modificare nel tempo. Nella gestione sono disponibili
funzioni di
prenotazione automatica e manuale
di notevole potenza e semplicità d’uso, con una particolare
funzione di prenotazione storica dei trattamenti del
paziente.
La
prenotazione automatica viene attivata
tramite l’inserimento delle preferenze del Paziente
(esempio l’orario, il massaggiatore preferito, i giorni
disponibili, ecc.) e il sistema le prenota ottimizzando
le risorse in relazione alle richieste del Paziente
senza richiedere l’intervento dell’operatore. Con questo
sistema l’operatore alla prenotazione non prende parte
all’assegnazione delle risorse, essendo il meccanismo
è completamente automatico, velocizzando notevolmente
tale attività.
La
prenotazione manuale risponde alle
esigenze di particolari situazioni in cui l’operatore
deve o vuole assegnare al Paziente precise risorse in
determinati giorni/orari scegliendole direttamente.In
genere si cerca di accontentare il più possibile il
Paziente e tramite questa funzione si ottiene il massimo
rendimento e soddisfazione del Paziente.
Completamente parametrizzata, permette ad un operatore
di sistema di ‘istruire’ il programma sulle proprie
specifiche esigenze e adattarlo alla propria operatività
senza dover ricorrere ad interventi tecnici esterni
o a modifiche software. Immediata nell’uso, di facile
accesso, fornisce uno strumento molto sofisticato di
prenotazione, anche di pacchetti cure (insieme di più
cure) con un
semplice click del mouse.Corredato
di una serie di stampe di controllo fornisce uno strumento
indispensabile di gestione e ottimizzazione dei reparti
di cura/trattamento.
FATTURAZIONE ENTI/ASL/AGENZIE/GRUPPI
Il modulo esegue qualsiasi tipo di fatturazione in relazione
ad un determinato contratto e listino. Possono essere
fatturate le prestazioni per mutuati di qualsiasi ente
(con relativo tracciato di scarico) ed eventuali accordi
con agenzie o gruppi di Pazienti.
STATISTICHE
Su richiesta dei ns. Clienti abbiamo creato un ‘
generatore’
di statistiche che sostituisce i programmi scritti ad
hoc per le numerose ed estemporanee statistiche necessarie.
In definitiva il modulo permette all’operatore predisposto
o alla Direzione di creare qualsiasi tipo di statistica
senza intervento tecnico di programmazione.
In tempo reale vengono richiesti parametri al quale
l’operatore risponde e che creano la statistica, dopodichè
è immediatamente eseguita e memorizzabile in una ‘libreria’
per un ulteriore utilizzo. Infatti si possono richiamare
ed eseguire o modificare statistiche precedentemente
create, e l’output (come verrà rappresentata) può essere
effettuato su Microsoft Excel, Lotus, su grafico, su
stampante, su disco, ecc…
Si è completamente autonomi, svincolati dai costi e
tempi di interventi tecnici di programmazione ed è possibile
analizzare qualsiasi dato memorizzato in archivio con
relativo confronto con gli anni precedenti.
CONTROLLO ACCESSI
Il modulo Controllo Accessi ai Reparti comprende il
software di collegamento dei dispositivi hardware di
controllo accesso alla gestione del Paziente In definitiva
il sistema determina e controlla tutta la logica aziendale
di accesso ai reparti di cura/trattamento e tiene traccia
di tutti i movimenti del Paziente entro l’ambito del
Centro.
Colloquia
con il software di gestione degli apparecchi hardware
scambiando dati e segnalando le varie anomalie e situazioni
di conflitto, elaborando ed eseguendo le adeguate operazioni
di risposta (facenti parte delle regole aziendali) alle
varie situazioni che si verificano, esercita quindi
una sua ‘intelligenza’ per di più programmabile e modificabile.
È un complesso software di supervisione del
sistema e può essere visto come il controllore
ed esecutore di tutti i ‘comandi’ inseriti nella gestione
giornaliera del Paziente. Fa parte del controllo accessi
la gestione dell’ingresso alla visita medica di accettazione/controllo,
che elimina sia le code di attesa agli ambulatori che
le spiacevoli discussioni coi Pazienti.
Il sistema fornisce la logica di ingresso/uscita agli
ambulatori e permette una serie di statistiche grafiche
di controllo sui tempi di visita, sul percorso effettuato
dal Paziente, l’andamento del reparto.
Un altro tipo di controllo accessi è il collegamento
del sistema centrale al reparto inalatori, che permette
il totale controllo clinico/di cassa delle cure inalatorie
da erogare al Paziente. Diversi sistemi di controllo
possono essere implementati in funzione del tipo di
risultato che si vuole ottenere, per il massimo rendimento
occorre un attento studio geografico della disposizione
dei controlli da installare e della relativa logica
che si vuole porre in essere.
Per l’analisi di fattibilità consigliamo la presenza
e la consulenza dei ns. tecnici in quanto abbiamo studiato
ed installato le tipologie più varie di dispositivi
in diversi Centri, valutandone l’impatto sul Paziente
e quindi l’effettiva efficacia.
MEMORIZZAZIONE OTTICA DELLE RICETTE MUTUALISTICHE
In caso di Paziente mutuato, dal codice della Ricetta
inserito nella fase di accettazione, è possibile collegare
automaticamente la sua Ricetta ai suoi dati clinici
e di cassa. A fine giornata gli operatori inseriscono
le Ricette del giorno in un dispositivo scanner che
in automatico le memorizza nel sistema collegandole
ai relativi Pazienti.
Non è quindi più necessario fare le fotocopie delle
Ricette in quanto in caso di contestazione o richiesta
di documentazione da parte dell’Ente o del Paziente
stesso il reperimento dei dati e Ricetta/e (incluso
eventuali allegati) è immediato (tramite nominativo,
codice Ricetta, codice Ente, ecc.) con la possibilità
di ristampare una copia esatta della Ricetta ed inviarla
anche via posta elettronica.
E’ possibile memorizzare le Ricette su disco Dvd (ad
alta capacità) in modo da ottenere la copia storica
annuale delle Ricette, che peraltro sono sempre in linea
e consultabili nel tempo. Il modulo permette un notevole
risparmio di tempo e risorse umane aumentando l’organizzazione
e la produttività generale.
GESTIONE DOCUMENTI
In una Azienda la mole di documentazione cartacea
è impressionante. Nei
Centri Termali/Beauty
è ancora più vero poiché si tratta di attività di
notevole complessità e vastità degli argomenti trattati
(fiscali, clinici, amministrativi, tecnici, ecc.).
Dall’osservazione di questo problema abbiamo realizzato
un modulo software che assiste l’operatore nella memorizzazione/reperimento
e gestione logica dei documenti emessi e ricevuti,
tramite semplici sistemi di dialogo. Il modulo è stato
realizzato interamente da noi, non è un prodotto di
terze parti adattato, è completamente integrato e
incorporato in JT, quindi ne condivide i dati in tempo
reale.
Le funzionalità abilitate sono molteplici e vanno
dall’accesso protetto dei documenti (tramite password,
o in caso più spinto tramite badge), alla ricerca
rapida e sicura del documento o dei documenti collegati.
Il problema più sentito dalla gestione del Protocollo
è il reperimento secondo una logica comune del documento
stesso, un operatore lo memorizza in un modo un altro
lo cerca con una logica diversa e ovviamente non lo
trova.
Per risolvere il problema il sistema prevede diverse
chiavi di ricerca, ma non essendo sufficiente questo,
a richiesta abilita la ricerca full text, ossia ricerca
il documento tramite una frase che l’operatore ricorda
esserci o che contraddistingue il documento dagli
altri, per esempio ‘Normativa sul trattamento dei
dati sensibili’, a questo punto solo i documenti che
contengono tale frase saranno evidenziati. Per abilitare
questo tipo di ricerca occorrono funzionalità di Ocr
(riconoscimento automatico del carattere) che sono
implementate nel modulo. Memorizzato ed archiviato
l’originale (che rimane unico e tale) possono essere
effettuate ristampe dello stesso, invii via email,
via fax o quant’altro (ovviamente previa autorizzazione
a trattare quel documento).
Tutta la gestione è collegata automaticamente ai dati
della Clientela del Centro fornendo un ambiente unico
ed integrato di lavoro. Si comprende facilmente quale
organizzazione si crea e quale aumento di produttività
comporti.
GESTIONE CONTABILE
Il modulo contabile conclude la gestione, non ritenendo
necessario (almeno per ora) realizzare un prodotto contabile,
attualmente utilizziamo il software standard ‘Ad Hoc’
realizzato e distribuito in ambito nazionale dalla Zucchetti
Spa.
Tuttavia alcuni ns. Clienti hanno altri software che
abbiamo collegato al ns. sistema per la trasmissione
automatica delle fatture attive in contabilità, quali
Team Sistem, Acg Ibm. Siamo disponibili a collegare
altri software non previsti al fine di non fare sostituire
il software di gestione contabile al Cliente, risparmiando
sui costi e senza cambiare abitudini consolidate.
SERVIZI ED ASSISTENZA
Ovviamente anche la migliore tecnologia possibile non
da risultati se non è supportata da un adeguato servizio
di addestramento, assistenza e consulenza, da un continua
presenza sul Cliente, e dallo scambio di esperienze.
Il sistema è stato pensato e realizzato grazie al continuo
apporto di esperienza dei ns. Clienti, coi quali abbiamo
un rapporto di collaborazione che si traduce in un prodotto
software sempre più completo e aderente alle reali necessità
di ognuno.
